Fatturazione elettronica 2026: cosa deve già fare il tuo gestionale

Le novità sulla fatturazione elettronica entrate in vigore tra il 2025 e l’inizio del 2026 non chiedono nulla al commercialista che il software non debba fare prima. Specifiche tecniche aggiornate, corrispettivi collegati ai pagamenti elettronici, nuovi servizi dello SdI: l’adeguamento è lavoro del fornitore del gestionale. Al titolare spetta una sola cosa: verificare che sia stato fatto davvero.

Perché ti riguarda: se il fornitore non aggiorna in tempo, le fatture scartate dallo SdI, i corrispettivi non conformi e le sanzioni ricadono sulla tua azienda, non sulla software house. Il contratto di assistenza raramente copre questo rischio in modo esplicito.

Cosa è cambiato tra il 2025 e l’inizio del 2026?

Il quadro si è mosso su quattro fronti, tutti documentati nell’area dedicata alla fatturazione elettronica dell’Agenzia delle Entrate.

Primo: le specifiche tecniche dello SdI. Dal 1° aprile 2025 sono efficaci le specifiche in versione 1.9, pubblicate dall’Agenzia con documentazione aggiornata al 31 gennaio 2025: nuovi schemi di validazione e tracciati rivisti. Ogni gestionale che emette fatture deve generare file conformi a questa versione, altrimenti lo SdI li scarta.

Secondo: i corrispettivi. Con il provvedimento del 7 marzo 2025 (n. 111204) l’Agenzia ha pubblicato le specifiche tecniche delle soluzioni software per la memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, la strada che permette di sostituire il registratore telematico fisico con un programma certificato.

Terzo: il collegamento tra incassi e corrispettivi. La legge di Bilancio 2025 ha previsto l’obbligo di collegare gli strumenti di pagamento elettronico allo strumento che memorizza i corrispettivi. Le regole operative sono arrivate con il provvedimento del 31 ottobre 2025 (n. 424470). Per chi vende al dettaglio è il cambio più concreto: POS e registratore devono parlarsi, e a farli parlare è il software.

Quarto: i servizi dello SdI continuano a evolvere. Dal 27 gennaio 2026 è attivo il web service per l’integrazione del codice CUP nelle fatture elettroniche relative ad attività incentivate con fondi pubblici. Un dettaglio per molti, un requisito bloccante per chi lavora con appalti e incentivi.

Perché è un test per il fornitore, non per il commercialista?

Il commercialista risponde della correttezza fiscale, non della conformità tecnica dei tracciati XML. Quando lo SdI scarta una fattura per uno schema non aggiornato, o quando il registratore telematico trasmette dati incoerenti con gli incassi POS, il problema nasce a monte: nel software.

Qui sta il punto che l’angolo di visuale abituale nasconde. Per il titolare di una PMI ogni aggiornamento normativo è l’occasione per misurare il proprio fornitore: chi rilascia gli adeguamenti settimane prima della scadenza, con note di rilascio chiare, è un partner solido. Chi li rilascia a ridosso, o chiede un intervento a pagamento per ogni provvedimento, sta scaricando sul cliente un rischio che dovrebbe assorbire. Le software house serie, quelle che seguono i tavoli tecnici di categoria come AssoSoftware, trattano gli adeguamenti fiscali come manutenzione ordinaria inclusa nel canone.

Il fenomeno non è isolato alla fatturazione. Sta succedendo lo stesso con il registro digitale dei rifiuti, dove le aziende obbligate al RENTRI scoprono che la vera variabile è la prontezza del proprio software, e con la trasmissione telematica delle dichiarazioni doganali di export. Gli adempimenti diventano flussi macchina-macchina: chi fornisce la macchina decide quanto rischi.

Quali domande fare al fornitore del gestionale?

Cinque domande, da fare per iscritto. Le risposte dicono più di qualsiasi brochure.

• Il gestionale genera già fatture conformi alle specifiche tecniche SdI versione 1.9? Da quale rilascio, e con quale nota di versione?
• Gli adeguamenti normativi sono inclusi nel canone di manutenzione o fatturati a parte? Dove lo dice il contratto?
• Se usiamo corrispettivi telematici: la soluzione supporta il collegamento con gli strumenti di pagamento elettronico secondo il provvedimento del 31 ottobre 2025? Con quali POS è stata testata?
• Con quanto anticipo rispetto alle scadenze vengono rilasciati gli aggiornamenti fiscali? Esiste uno storico consultabile dei rilasci?
• Chi risponde, e in quali tempi, se una fattura viene scartata dallo SdI per un difetto del tracciato?

Un fornitore strutturato risponde in pochi giorni con riferimenti puntuali. Un fornitore in difficoltà risponde in modo vago, rinvia al commercialista o propone un progetto di aggiornamento a preventivo. Anche questa è un’informazione.

Quali date segnare?

• 1° aprile 2025: specifiche tecniche SdI 1.9 efficaci. Se il gestionale non le supporta, il ritardo è già patologico.
• 7 marzo 2025: specifiche per le soluzioni software di memorizzazione dei corrispettivi (provvedimento n. 111204).
• 31 ottobre 2025: regole operative per il collegamento tra pagamenti elettronici e corrispettivi (provvedimento n. 424470).
• 27 gennaio 2026: attivo il web service CUP per le fatture su attività incentivate.

Sullo sfondo c’è anche l’Europa: il pacchetto ViDA sull’IVA digitale, adottato dal Consiglio UE a marzo 2025, spingerà nei prossimi anni verso la rendicontazione digitale delle operazioni intra UE. Chi sceglie oggi un gestionale sta scegliendo il veicolo con cui attraverserà anche quella transizione.

Cosa fare se le risposte non arrivano?

Non serve cambiare gestionale alla prima risposta lenta. Serve però aprire il dossier: raccogliere le risposte scritte, verificare cosa copre il contratto di assistenza, chiedere al commercialista quali scarti SdI si sono verificati negli ultimi dodici mesi e perché. Se il quadro che emerge è un fornitore che insegue le scadenze invece di anticiparle, la finestra giusta per valutare alternative è adesso, a calendario fiscale fermo, non a ridosso della prossima scadenza.

La fatturazione elettronica è a regime da anni. Proprio per questo è il banco di prova perfetto: su un adempimento maturo, un fornitore che arranca oggi difficilmente reggerà gli adempimenti che maturi non sono ancora.