Telefonate a freddo alle aziende: regole e Registro Opposizioni

Chiamare a freddo un’azienda per proporre un prodotto o un appuntamento è lecito in Italia? Sì, a condizioni precise: il numero non deve essere iscritto al Registro Pubblico delle Opposizioni, il dato deve avere un’origine tracciabile e chi chiama deve rispettare le regole del Codice privacy. Chi tratta il numero aziendale come terra di nessuno sbaglia, e rischia.

Perché ti riguarda:

• Il Registro delle Opposizioni non protegge solo i consumatori: la nozione di “contraente” del Codice privacy include espressamente anche persone giuridiche, enti e associazioni. Un numero intestato a una Srl può essere iscritto, e a quel punto la chiamata promozionale è vietata.
• Molti numeri “aziendali” in realtà non lo sono: il cellulare del titolare di una ditta individuale, o del libero professionista, è un dato personale a tutti gli effetti. Su quei numeri si applica il GDPR in pieno.
• Le sanzioni non sono teoriche: per le violazioni in materia di telemarketing si applica l’articolo 83, paragrafo 5, del GDPR, che prevede multe fino a 20 milioni di euro o al 4 per cento del fatturato mondiale annuo, come ricorda la pagina dedicata del Garante.

Vediamo il quadro, con l’avvertenza d’obbligo: questo è un articolo di stampa, non un parere legale. Prima di avviare un’attività di teleselling strutturata, il passaggio dal proprio consulente privacy non è opzionale.

Il Registro delle Opposizioni vale anche per i numeri delle aziende?

Sì, ed è il punto che la maggior parte delle PMI che fa outbound telefonico ignora. Il registro, istituito e riformato dalla legge 11 gennaio 2018, n. 5 e dal DPR 27 gennaio 2022, n. 26, copre tutte le numerazioni nazionali, fisse e mobili, comprese quelle non presenti negli elenchi telefonici pubblici.

La legge non distingue tra numeri di consumatori e numeri di imprese. Il soggetto tutelato è il “contraente”, che l’articolo 121 del Codice privacy definisce come “qualunque persona fisica, persona giuridica, ente o associazione parte di un contratto con un fornitore di servizi”. Tradotto: anche il centralino di una Spa o il fisso di uno studio tecnico possono finire nel registro. Se ci sono, la chiamata a freddo verso quel numero è preclusa.

C’è un secondo effetto, meno noto e più insidioso. L’iscrizione al registro annulla i consensi al telemarketing rilasciati in precedenza, con l’eccezione di quelli dati dopo l’iscrizione e dei rapporti contrattuali in essere, come spiega il sito ufficiale del Registro. Un consenso raccolto due anni fa a una fiera non è una copertura permanente.

Cosa dice la legge sulle chiamate con operatore

La norma di riferimento è l’articolo 130 del Codice privacy, che distingue due situazioni molto diverse.

Prima situazione: chiamate automatizzate, senza intervento di un operatore umano. Qui serve il consenso preventivo del contraente. Nessuna eccezione B2B: i sistemi di chiamata automatica, i messaggi preregistrati e le “robocall” verso numeri che non hanno dato il consenso sono fuori legge, punto.

Seconda situazione: chiamate con operatore in carne e ossa, il cold calling classico. Qui vale il regime di opposizione previsto dal comma 3 bis: la chiamata promozionale è consentita verso chi non ha esercitato il diritto di opposizione iscrivendosi al registro. È un meccanismo di opt-out: si può chiamare chi non ha detto no, non solo chi ha detto sì. Ma il “no” del registro è vincolante e va verificato prima, non dopo.

Attenzione infine alla natura del numero. Quando l’interlocutore è una ditta individuale o un libero professionista, il numero identifica una persona fisica: si applicano tutti i principi del GDPR, dalla base giuridica all’obbligo di informativa, fino al diritto di opposizione esercitabile anche a voce durante la chiamata stessa. Il tema è lo stesso già visto per l’email: ne abbiamo scritto in dettaglio in Cold email B2B e GDPR: cosa si può fare davvero in Italia.

Cosa verificare prima di comporre il numero

La sequenza corretta, per una PMI che vuole fare teleselling senza esporsi, è questa.

Primo: consultare il Registro delle Opposizioni. Non è un adempimento una tantum. L’operatore che svolge campagne telefoniche deve registrarsi al servizio e consultare il registro almeno una volta al mese, e comunque prima di ogni campagna, come indica il sito del Registro. Le liste vanno “lavate” contro il registro a ridosso delle chiamate, non a inizio anno.

Secondo: tracciare l’origine dei dati. Da dove arriva quel numero? Elenco pubblico, sito aziendale, lista acquistata da un fornitore? Se la lista è comprata, la responsabilità di verificarne la liceità non sparisce: chi chiama risponde comunque del trattamento. Le liste di provenienza opaca sono il canale classico da cui nascono i procedimenti del Garante sul telemarketing.

Terzo: preparare l’informativa. Chi riceve la chiamata ha diritto di sapere chi sta chiamando, per conto di chi, da dove arriva il suo numero e come opporsi. L’operatore al telefono deve saper rispondere a queste domande senza improvvisare.

Quarto: registrare le opposizioni interne. Se l’interlocutore dice “non chiamatemi più”, quella volontà va annotata e rispettata su tutti i sistemi, a prescindere dal registro pubblico. Richiamare chi si è già opposto è la violazione più facile da contestare.

Cosa rischia chi sbaglia

Il telemarketing è da anni uno dei fronti più caldi dell’attività del Garante, che alle violazioni del settore dedica una sezione tematica specifica. Il quadro sanzionatorio è quello dell’articolo 83, paragrafo 5, del GDPR: fino a 20 milioni di euro o, per le imprese, fino al 4 per cento del fatturato mondiale annuo se superiore.

Per una PMI il rischio più concreto non è la maxi sanzione da prima pagina, ma la segnalazione: chi riceve chiamate indesiderate può segnalarle al Garante attraverso il servizio online dell’Autorità, e le segnalazioni ripetute sullo stesso titolare sono il modo tipico in cui si apre un’istruttoria. A quel punto contano i documenti: contratti con i call center, prove della consultazione del registro, registri dei consensi e delle opposizioni. Chi non li ha, parte perdente.

La sintesi operativa è meno scomoda di quanto sembri. Il cold calling B2B resta un canale legittimo: nessuna norma lo vieta. Ma il confine tra lecito e sanzionabile passa da tre verifiche concrete, registro, origine del dato, informativa, che costano poche ore di processo in più per campagna. Molto meno di un’istruttoria del Garante.